Zoho Projects : les premiers pas

par | 30 Avr 2018 | Gestion de projets, Zoho Projects

Si comme moi, vous avez déjà travaillé avec un logiciel de gestion de projet, alors les premiers pas décrit ci-dessous ne vous apprendront pas grand chose. La première qualité de Zoho Projects est de se conformer aux normes de gestion de projet en vigueur.

La deuxième qualité  est de proposer une foultitude de fonctions que l’on ne trouve pas à ce niveau de tarification (soit vous avez Zoho One et Zoho Projects est inclus, soit vous louez Zoho Projects à partir de 20 Euros par mois).


Mais la connaissance d’un logiciel de gestion n’est pas si répandu que cela. Prenons le cas d’un de mes clients qui est en pleine croissance et qui doit passer le cap de :

“garder toutes les informations dans ma tête”

comme il le dit et qui doit tout apprendre sur Zoho Projects  : quels sont les premiers pas à faire ensemble.

A l’ouverture de Zoho Project une page d’accueil s’affiche qui est composé de multitude blocs qui sont eux vide de données pour l’instant.

Cette page d’accueil est facilement personnalisable comme je vous le montre ci-dessous :



mais lorsque mon client ouvre Zoho Projects, la personnalisation de la page d’accueil n’est pas son premier souci. Il veut créer un projet.


Rien de plus facile, un bouton + existe en haut à droite de l’écran et permet de créer rapidement tout un tas de concepts dont un Projet



Attention au paramétrage de ce projet, mon client n’avait pas imaginé que la gestion de projet allait lui servir également de compte temps de ses collaborateurs. Du coup  le paramètre de facturation qu’il choisit est une facturation au budget du projet et non au temps passé.


Attention également à la granularité de visibilité du projet. Zoho Projects permet de construire un portail Web par client où celui-ci peut voir quantité d’informations sur son ou ses projets. Pour rendre ce portail privé n’oubliez de faire comme mon client de déclarer le projet privé.


Une fois le projet créé, une page accueil similaire à la page d’accueil de l’ensemble des projets que je vous ai montré ci dessus est créée.



Les manipulations sont les mêmes que pour la page d’accueil générale sauf que cette fois ci je suis que sur les données d’un projet.


Un projet sous Zoho Projects est constitué d’un ensemble de concepts :


  1. Le tableau de bord qui en fait la page d”accueil :

  2. Les flux qui est un journal automatique de toutes les modifications de données faites sur le projet, pour chaque entrée automatique dans le journal, les utilisateurs du projets peuvent échanger des commentaires à la manière d’un chat privé et dédié au projet.


3. Viennent  ensuite les tâches. Ce concept de tâches est le plus facile à comprendre. Une tâche peut être paramétrée de différentes manières.


La tâche est très souvent le concept pivotant d’une gestion de projet. C’est pour cette raison que je peux associer beaucoup d’information complémentaires à une tâche, notamment :

  • organiser des tâches par liste

  • ajouter des documents liés à la tâche

  • nommer un propriétaire de la tâche

  • partager la tâche avec d’autres utilisateurs

  • Donner date début et fin

  • donner une priorité

  • Saisir une capture d’écran

  • Lier la tâche à un enregistrement dans Zoho CRM

Dans cette nouvelle version 2018 de Zoho Projects, un nouvelle visualisation de nos tâche apparaît  : la vue Kanban. Si vos tâches traverse des états différents, cette vue permet de visualiser et modifier rapidement la transition d’une tâche d’une étape à une autre.



4. Le concept de Bug est lui plus particulièrement dédié au monde de la programmation informatique.

5. Les Jalons. un jalon est une étape suffisamment importante de votre projet pour que vous souhaitiez la formaliser. Des listes de tâches seront ensuite dépendante du jalon.

Des jalons assez communs sont :

  • dans le bâtiment : Etude, topographie, fondations, gros oeuvre, second oeuvre, fintiion etc..

  • dans le service : etude technique, etude financière, prototypage, fabrication etape 1, fabrication Etape 2…, qualité, colisage ….

Le jalon n’est pas obligatoire, mais il est souvent conseillé car cela permet d’impliquer le client dans la validation d’étape dans le projet et permet ainsi d’éviter au projet d’échouer à la fin…

6. Le calendrier : il s’agit de la visualisation sous forme de calendrier des réunions (événements) jalons, tâches et bugs.

7. Documents : il s’agit d’un conteneur de dossier et sous dossiers et document dédiés au projet.

8. Feuille de temps : cela permet de saisir le temps passé par chaque intervenant et de lier (obligatoirement) le temps passé à une tâche ou à un bug.


9. Le volet financier est présent mais dans le cadre de Zoho One, j’ai conseillé à mon client d’utiliser Zoho Books pour les devis et factures même si le comptage du temps provient de Zoho Projects. En effet, Zoho Books est plus pertinent dans la gestion financière d’une entreprise que le module finance de Zoho projects.

10. L’onglet utilisateurs permet de référencer l’ensemble des utilisateurs qui ont accès à ce projet et leur droit de visualisation et modification.

Il existe encore d’autres concepts (forum, pages, conversation et rapports) qui sont pertinents lorsque le projet commence à vivre.


Un projet peut commencer avec un seul utilisateur et juste les tâches (je conseille quand même de les regrouper en Liste de Tâches et de regrouper celles-ci en Jalons) et la feuille de temps par exemple.


Zoho Projects et Zoho CRM sont les deux logiciels les plus aboutis de l’offre ZOHO. Ce sont des logiciels extrêmement complets et paramétrables qui sont à même de concurrencer des logiciels type ERP positionnés dans des gammes tarifaires beaucoup plus importantes.