Zoho CRM : rôles et profils

par | 28 Avr 2018 | Débutant, Ventes, Zoho CRM

Lorsqu’un de mes clients débute avec ZOHO CRM, une des toutes premières étapes est de définir les utilisateurs de la CRM.


Lorsque le mail et le nom prénom de l’utilisateur sont saisis un mail automatique d’invitation est envoyé à l’utilisateur l’invitant à se connecter.



ATTENTION : Lorsque l’utilisateur clique dans son mail d’invitation li doit voir l’écran suivant :

ou celui-ci



ATTENTION : Il se peut que par mégarde l’utilisateur apparaisse non pas sur un de ces deux écrans mais un écran lui permettant de créer un compte neuf ZOHO CRM (non connecté au compte de l’entreprise).

Dans ce cas, Zoho CRM lui demandera des informations complémentaires comme son numéro de téléphone et adresse. Ne pas continuer et faire en sorte de renvoyer l’invitation à cet utilisateur et bien le guider dans le clic dans le lien contenu dans le mail d’invitation.


ATTENTION : un compte Zoho est identifié de façon unique par l’adresse mail. Une même adresse mail ne pourra avoir deux comptes Zoho. Les corollaires sont :

  • si un  utilisateur a besoin de deux CRM pour deux organisations différentes il devra avoir deux adresses mails différentes.

  • si un utilisateur a créé un compte gratuit pour test et veut ensuite un compte payant,  il faut qu’il annule le premier compte gratuit si il veut récupérer son adresse mail d’origine.


La sécurité d’accès aux données est déterminé dans Zoho CRM par trois paramètres :

  • le rôle
  • le profil

  • le partage de données.

Le rôle

Vient le moment tant redouté de déterminer le rôle et le profil. Première difficulté, vous ne pouvez déterminer un rôle ou profil qu’une fois l’utilisateur ajouté. Donc d’abord je créé un utilisateur supplémentaire, par défaut je lui donne un rôle dans ceux existants au démarrage du CRM : Directeur général et manager et un profils dans les profils existants : administrateur et standard.


ATTENTION : Vous trouverez ces définitions dans configuration/utilisateurs et contrôles/contrôle de sécurité mais vous ne les trouverez qu’une fois un deuxième utilisateur ajouté à votre CRM.


Ensuite je peux créer à volonté mes profils et rôles. A ce moment là, la confusion existe  entre le rôle et le profil d’un utilisateur,  Je vous livre un truc simple pour différencier les deux :



Et comme vous pouvez le voir cette diapo provient de ZOHO et donc fait foi.


Les rôles peuvent refléter la structure hiérarchique (ou projet) de votre organisation. Les rôles (au delà de leur vertu explicative de la hiérarchie) vont permettre également de définir les différents partages de données voulues. Et surtout les rôles vont déterminer quels sont les données que vont être vues.


Mes clients sont souvent tentés de reprendre strictement la hiérarchie de la structure pour créer les rôles et c’est dommage pour deux raisons :

  • d’une part cela n’explique en rien qui à droit de voir quoi

  • d’autre part, cela peut porter à confusion avec les profils.

Au lieu de créer un rôle DG, je préfère nommer ce rôle “Tout acces”. Les fonctions dans la société qui auront ce rôle pourrait être : le DG, son assistant, le resp. informatique par exemple. C’est plus parlant que de nommer le rôle “Direction” et de l’attribuer ensuite à des utilisateurs qui ne sont pas direction mais qui ont besoin de voir toutes les données.


Ainsi c’est par le biais de deux rôles : directeur commercial et commercial que je vais pouvoir définir que le directeur commercial va pouvoir voir toutes les données des commerciaux mais qu’un commercial ne pourra voir que ses propres données. Je pourrais aller plus loin en créant des rôles par géographie ou par type de produit ou de clients


Voici l’écran de création de rôle :


Le profil

Les profils, eux, vont me permettre de définir les accès (visualisation, création, modification, suppression)  aux écrans et champs et ceci sans tenir compte des données présentes dans les écrans (ça ce sont les rôles qui le définissent).


Il y a qu’une seule exception et c’est le profil administrateur qui en même temps l’autorise à voir toutes les données de la CRM donc c’est le profil qui supplante les rôles éventuels créés.


Voici l’écran de paramètres des profils :


Bien sûr, je peux dupliquer des profils en modifiant juste certains paramètres afin de conserver une certaine logique d’accès aux écrans et aux données.


Le partage de données

Le partage de données se gère par module. Par défaut chaque module est privé, ce qui signifie que par défaut sur Zoho CRM, chaque utilisateur ne peut voir que ses propres données (à part l’administrateur).

Le partage de données dans un module peut être

  • Privé : chaque utilisateur voir ses propres données (celles qui a saisie) (c’est le réglage par défaut.

  • Public : les données dans ce module sont visibles, éditables et supprimables par tous ceux qui ont accès à ce module (à moins que leur profil restreigne ces droits)

  • Lecture.

Ce réglage par module a des impacts important sur le fonctionnement de votre CRM/

par exemple si vous souhaitez que des utilisateurs puissent voir les agendas des uns et des autres, il faut le module Activités soit en lecture.

Le partage des données par module se gère par l’écran ci-dessous :

Enfin, je peux créer mes propres règles de partage de données (ce qui est le cas le plus usité).

ATTENTION : ne pas oublier de cliquer sur le bouton “tout recalculer” pour que les règles émises soient prise en compte.

Voici l’écran permettant de gérer ses propres règles de partage de données à l’intérieur des modules et par rôle.

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