ZOHO CRM : les premiers pas

par | 1 Mai 2018 | Débutant, Ventes, Zoho CRM

Lors de la création de votre compte ZOHO CRM, votre écran de départ est fourni avec une quantité incroyable de concepts.


Plus de 20 modules présents. Par expérience, beaucoup trop pour débuter dans le CRM.


Je pose plusieurs questions à mes clients afin de configurer leur CRM :


  1. Qui sont leur clients/prospects :  Particulier ou Entreprise.

Sous le terme Entreprise j’englobe toutes les structures associatives ou pas, publiques ou privés.

Si le client me répond les deux, je construirais  alors deux visions (layouts) différentes de son Zoho CRM. Peut être même que je jouerais avec la notion de territoires pour simuler deux sociétés.

Car l’approche commerciale ne peut pas être identique suivant que vos clients finaux sont des particuliers ou entreprises.


2) Quelles sont les informations identitaires obligatoires d’un client ou prospect (nom adresses, fax ?)

3) Quel vocabulaire interne est utilisé dans l’entreprise pour définir un client/prospect ?

4) Quels sont les catégories de client/prospect (détaillant, grossistes, apporteur d’affaire) ?


Ensuite, je commence par configurer l’écran de départ pour qu’il soit le plus simple possible. Par expérience, commencer par des écrans complets est le chemin le plus sûr pour que le CRM ne soit pas utilisé. Les écrans seront de plus en complets au fur et à mesure que les utilisateurs montent en compétence dans le CRM.

Les modules

Si mon client vends uniquement au particuliers (BtoC), je présente l’écran d’accueil avec juste les modules suivants :



A l’inverse si mon client ne travaille qu’avec des entreprises (BtoB), je lui proposerais les modules suivants :


Les dispositions

De même, si les informations identitaires obligatoires d’un prospect sont réduites, je change la disposition de l’écran de saisie des prospects en le simplifiant.



A partir de ce moment là, je peux attribuer les dispositions à des profils et si j’attribue plusieurs dispositions à un profil, celui-ci voit apparaître un nouveau champ “disposition” dans son écran :

`


Les noms des modules

Pour adapter le CRM au vocabulaire de l’entreprise, c’est relativement facile. Mon client n’a pas le vocabulaire “Affaires” mais plutôt le vocabulaire “Opportunités”. Voici comment modifier le vocabulaire d’un menu (d’un module) :



Les champs

Pour modifier le nom d’un champ aussi facile si le champ est un champ personnalisé. Je ne peux pas changer le titre d’un champ générique de Zoho CRM. Mais rien ne m’empêche de le cacher et d’en créer un nouveau avec le titre que je souhaite.


Dans la vidéo suivante je montre comment créer un nouveau champ personnalisé (il apparaît alors en marron au contraire des champs générique de Zoho CRM) et également comment nourrir ce champ des différents types de client.


Voila le client a ses modules au minimum avec son vocabulaire et ses champs personnalisés.


Ne reste plus qu’à importer les données, deux choix :

  • soit les données sont dans un fichier Tableur : liste des prospects, liste des clients

  • soit les données sont dans un autre CRM ou base de données.


Dans le deuxième cas de figure Zoho CRM s’occupe de tout.


Dans le cas ou l’import des données provient d’un fichier EXCEL par exemple, il faut faire attention à bien avoir tous les champs requis dans Zoho CRM avant l’importation.

Heureusement l’interface d’import de données est claire et efficace et nous aide dans cet import de données.



La plupart des problèmes provenant de l’import de données ne viennent pas de Zoho CRM qui est assez puissant d’une part et qui contient un module d’import permettant de créer à la volée des nouveaux champs pour les “mapper” correctement.

Non la plupart des problèmes proviennent de la source des données elle même qui n’est pas suffisamment “propre”.


C’est pour cette raison que je propose une prestation d’import qui me permet de travailler avec le client sur ses fichiers de données AVANT import.