Zoho CRM gérer ses activités

par | 16 Juil 2018 | Débutant, Ventes, Zoho CRM

Les activités dans ZOHO CRM  sont regroupées sous trois vocables distincts :

  • les tâches

  • les événements

  • les appels téléphoniques


Les difficultés que rencontrent les nouveaux utilisateurs de ZOHO CRM sont de deux sortes :

  • Quel vocable correspond à quoi : activités, tâches, appels, évènements ?

  • Comment savoir quand utiliser l’un ou l’autre ?


Les Activités

Les activités sont le terme générique regroupant les trois “sous-activités”

  • Les tâches
  • Les événements
  • Les appels.

Je ne peux pas créer une activité de type activité sur ZOHO CRM , cela n’existe pas. Dès que je veux créer une activité, il va me demander laquelle des trois sous types d’activité je veux.



Les tâches

Une tâche est un travail que vous voulez faire, que vous pouvez lier à un contact ou un prospect ET à un compte ou une opportunité. Pas à deux contacts ou prospects ou a deux comptes ou opportunités.

La tâche peut avoir des rappels et peut déclencher l’envoi d’un mail.

La tâche ne sera pas exportable ou synchronisable avec un agenda ou calendrier fut-il externe (type Google Calendar ou Microsoft Outlook)). Donc je ne peux pas voir les tâches dans le calendrier de ZOHO CRM non plus.

La date qui peut être saisie dans la tâche n’est qu’une date de jour pas d’heure.

Il s’agit donc d’une liste “TO-DO”, perfectionnée car comprenant de nombreux champs et liens possibles, mais ne possédant aucun lien avec un calendrier….


Les événements

Les événements sont des tâches ou rendez vous que je veux et peux visualiser dans un calendrier.

Un événement a un heure de début et de fin potentielle, ce que n’ont pas les tâches.

Un événement peut impliquer plusieurs personnes au contraire de la tâche.

Un événement peut avoir plusieurs invités, un lieu, un hôte différent de celui qui créé l’événement. Des invitations peuvent être envoyées.

Un événement peut avoir une récurrence.


La notion d’événement sous ZOHO CRM est assez proche d’une réunion sous Google Calendar ou sous Microsoft Outlook. Le lien vers la CRM en plus….



ATTENTION : il y a deux types de personnes concernées dans l’édition d’un événement. Les participants et les autres.

Les participants recevront une invitation qui sera visible sur leur calendrier.

Les autres sont de deux types :

  • l’hôte si celui ci est différent du créateur de l’événement

  • le contact

Il faut ajouter ces deux personnes aux participants si je souhaite qu’ils reçoivent une invitation sinon cet événement ne sera pas ajouté à leur calendrier respectif.


Les appels

Il y a deux types d’appels, Les appels en cours ou finis et les appels planifiés.



Chaque appel peut donner lieu à un article de facturation, si par exemple, comme moi vous facturez votre temps.

Pourquoi deux types d’appels, tout simplement parce que les tâches n’ayant pas de notion d’heure, je ne peux pas utiliser une tâche pour planifier un appel. C’est donc naturellement l’activité de type “appel à planifier “que je vais utiliser.


Les appels planifiés ayants une date et surtout une heure, ils apparaîtront sur le calendrier.

Enfin, les appels ne se synchronisent pas avec les calendriers Outlook, ou G Suite même si la synchronisation bidirectionnelle des calendriers est active. Autrement dit les événements vont se synchroniser mais pas les appels.


J’aime bien pouvoir ajouter automatiquement une tâche à la fin d’un appel comme suit :


0 commentaires

Vous voulez faire la différence ?

Nous vous offrons 1h d'audit

%d blogueurs aiment cette page :