Zoho CRM : comment créer une affaire par Zoho Flow à partir d’une société

par | 31 Mai 2019 | Confirmé, Technologies de l'information, Zoho CRM, Zoho Flow

Oui c’est exactement le même besoin que l’article précédent intitulé : 

« Zoho CRM Deluge : comment créer une affaire par code à partir d’une société ».

 

Sauf qu’au lieu de créer une affaire automatiquement par Deluge, j’ai la chance d’avoir un abonnement plus large que Zoho CRM ou ZOHO CRM Plus, j’ai l’abonnement Zoho One qui me donne accès à 40 applications ZOHO dont Zoho Flow.

Or Zoho Flow permet d’établir des connexions riches entre applications Zoho et autres applications Non Zoho mais aussi entre applications Zoho elles mêmes.

Je vais créer un flow entre Zoho CRM et….Zoho CRM.

J’ouvre Zoho Flow, je crée un premier flux.

Je vais associer à ce flux une application : Zoho CRM

Puis je vais associer à ce flux une connexion vers cette application.

Et finalement dans cette connexion je vais associer un module de l’application et dans ce module un déclencheur c’est à dire un type d’action.

 

Donc je récapitule, dans l’ordre : 

– un flux qui contient

– une application (Zoho CRM) qui contient

– une connexion et une variable (que je laisse par défaut dans cet exemple)

– un module dans l’application (ici le module société (Accounts))

– un déclencheur dans le module (ici : création d’un nouvel enregistrement dans un module (new module entry).

 

 

 

 

 

Moi qui suis coutumier des Modèles de process dans Zoho CRM (les Blueprint), je me retrouve alors dans un environnement familier avec la fenêtre suivante : 

 

A gauche les applications et leurs déclencheurs possibles, au centre un tableau de dessin des process.

En regardant le premier pas de mon process, je réalise que je me suis trompé et que ce n’est pas lors de la création d’un enregistrement dans le module société que je souhaite ajouter une affaire mais lors de la modification d’un enregistrement existant.

 

Je vais modifier ce premier pas.

 

 

J’en profite pour changer l’intitulé du premier pas pour le rendre plus contextuel.

 

 

Ensuite il me faut définir quel est le champ qui doit être modifié et pour quelle valeur le process doit s’engager.

 

Pour cela je choisi en haut à gauche dans la logique un élément de décision.

Une fois cet élément choisi il ne me reste plus qu’à choisir le champ et sa valeur.

 

 

 

Bien j’ai donc la connexion à Zoho CRM avec le module de départ « Societe ».

J’ai l’élément déclencheur dans ce module : champ « Qualif » égal à 2.

Une fois que ce champ prend la valeur 2, je souhaite créer automatiquement une affaire.

 

Donc je vais chercher en haut à gauche dans la liste des applications Zoho CRM, puis je vais sélectionner l’action de création d’un enregistrement dans le module.

 

 

Je peux continuer d’utiliser la même connexion du départ.

Je choisi ma disposition de page, dans cet exemple je n’ai que celle par défaut : « Standard ».

 

Puis il me faut, au minimum, donner des valeurs aux champs obligatoires qui sont, comme d’habitude, identifiés par un petit astérisque rouge en haut à gauche du label.

 

Je commence avec le champ « Nom de l’affaire ».

 

La beauté de Zoho Flow c’est que je peux mettre des valeurs constantes mais aussi des valeurs dynamiques dans le champ. Ainsi pour le nom de l’affaire je souhaite une valeur dynamique : le nom du client et une valeur constante le texte « affaire nouvelle ».

 

Simple à faire en fait, il suffit de glisser le champ pour rendre une valeur dynamique puis simplement de taper le texte constant. Surtout ne pas compliquer….

 

 

Idem pour les autres champs obligatoires.

 

 

Voilà le flux est créé.

 

Pour le tester il faut : 

– enregistrer le flux

– l’activer 

 

 

 

Je vais ensuite dans ma CRM pour changer la valeur du champ Qualif (par modèle (BluePrint)) et voir l’efficacité de ce flux.

 

 

 

Voilà.

 

De premier abord, Zoho Flow me paraît avoir beaucoup d’avantages par rapport à une fonction écrite en Deluge dans Zoho CRM.

 

Le premier concerne la maintenance du process : la lisibilité du process est beaucoup plus abordable que du code Deluge dans Zoho CRM. Dans le cas où vous gérez beaucoup de clients et de process différents, il est utile de pouvoir rapidement, 6 mois plus tard par exemple, comprendre le process pour le maintenir.

 

Le deuxième concerne la sécurité d’accès : Zoho Flow étant une application différente de Zoho CRM, il y a moins de risque de modification du code Deluge par un client dans Zoho CRM.

 

La troisième concerne l’évolution de l’outil Zoho Flow

De ce que j’ai pu comprendre Zoho Flow et son pendant unitaire (Zoho Orchestly, bientôt inclus dans Zoho One) vont être des axes de développement fort de Zoho et donc nous pouvons nous attendre à voir sa puissance se décupler.

 

Enfin, l’interopérabilité, Zoho Flow a une galerie d’applications tierces avec qui il communique, l’effet de levier devient plus important si dans votre process Zoho CRM vous avez besoin de données intra et inter logiciels.

 

A n’en pas douter, Zoho Flow et Zoho Orchestly vont devenir des sujets réguliers dans mon blog.

 

 

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