Zoho Connect : Comment avoir une liste des tâches Royale

par | 18 Fév 2020 | Zoho Connect

Zoho Connect  la liste de tâches royale

 

Si vous êtes comme moi, vous avez toujours des listes de tâches à faire, des tâches liées à un projet ou pas, liées à une personne ou pas, voire des tâches perso.

Certes, grâce à Zoho CRM, les tâches purement commerciales sont donc maintenant dans Zoho CRM.

Certes, grâce à Zoho Project, les tâches purement production sont donc maintenant dans Zoho Project.

Et Pourtant

Et pourtant il me reste encore des tâches qui sont soit des idées non suffisamment abouties pour donner lieu à une saisie dans Zoho CRM ou Project, soit des tâches perso, soit des tâches courantes de gestion d’entreprise.

 Zoho Connect la liste de tâche royale

Bref j’ai, ou plutôt, j’avais recours encore à quelques post it physiques (oui je sais, ils existent virtuellement dans Zoho CRM), voire à des feuilles papier de brouillon sur lesquelles je pouvais griffonner, vite fait, des tâches.

 

Au delà de la qualité incertaine de mon écriture et donc de sa relecture, les tâches ainsi écrites ont beaucoup de défaut :

  • elles sont physiquement liées à un lieu (mon bureau, ma maison, mon hôtel)
  • elles sont difficilement transportables
  • elles n’ont pas de rappel automatique
  • elles n’ont pas de notion de priorité
  • elles n’ont pas de date d’échéance
  • elles n’ont pas de possibilité de partage avec une autre personne
  • elles n’ont pas de fil de discussion ou de commentaires attachés.
  • elles ne sont pas liées à un projet sous Zoho Project
  • elles ne sont pas liées à un compte Zoho CRM

 

Bienvenue chez Zoho Connect

 

Une des utilisations les plus répandues de cette application de Zoho est d’abord une utilisation individuelle. Oui je sais, c’est d’abord l’application de communication interne de la galaxie Zoho mais dans cet article je veux d’abord vous montrer que vous pouvez l’utiliser pour votre besoin.

 

Tout d’abord il me faut créer des sections, une section est uniquement une étiquette permettant de regrouper un ensemble de tâches.

 

Puis pour chaque section j’ajoute des tâches.

 

Voici un exemple de sections et tâches : 

la liste de tâches en couleur

Une interface sympa, des couleurs automatiquement attribuées et possibilité bien sûr de déplacer les sections par simple cliquer et glisser.

 

Pour chaque section un menu atteignable par la petite flèche à droite du titre de la section permet divers paramètrages allant du changement de couleur au format du mail servant à ajouter une tâche à cette section.

Les status de la section

Pour ajouter une tâche plus simplement dans une section, il suffit de cliquer sur + et de saisir le nom de la tâche.

Une tâche comprend tout un tas de paramètres, notamment tout ce qu’il manque à mes tâches écrites sur du papier brouillon….:

rappels et échéances pour les tâches

Une tâche a aussi un statut (la liste des statuts est modifiable).

Tâche avec statuts personnalisé

Enfin ce que je trouve génial, c’est la possibilité de lister un ensemble de sous tâches dans la tâche voire même d’ajouter des pièces jointes à la tâche.

La liste de contrôle d'une tâche

Donc, entouré de rouge, j’ai ma liste de contrôle. Et aussi un bouton permettant d’ajouter des pièces jointes à lier à la tâche.

Ces pièces jointes peuvent venir de n’importe où :

Téléchargement de fichiers joint dans la tâche

Mais regardez le petit bouton en bas à gauche intitulé “Tableau Blanc”, en cliquant dessus j’accède à un écran de dessin : 

Le tableau blanc partagé

Sur lequel je peux, vite fait, schématiser un bout de process, une idée…..

Et voici comment ce dessin apparaîtra dans mon panneau : 

 

Super interface couleur des tâches

Tout ce dont j’ai besoin pour ne plus utiliser de papier…..