Zoho Automatisation de processus :

1. les dispositions d’un module,

2. les profils des utilisateurs,

3. les Workflows,

4. les modèles (blueprints)

Ces quatre fonctionnalités sont à manier avec précaution et surtout dans l’ordre si je veux arriver à mes fins.

Mon cas d’usage est le suivant : je veux que certains process se déroulent même quand l’utilisateur qui les déclenche (sans le savoir) ne voit pas les champs impactés par ces process.

Pour cela j’ai deux dispositions de la fiche Société, deux profils (un admin, un test), une case à cocher qui permet de déclencher un workflow et un champ liste qui permet de déclencher un modèle (blueprint).

Les dispositions

Une disposition est une vue différente de la même fiche.

Ainsi si je suis administrateur, je vois la fiche Société (Accounts) suivante :

Trois sections d’informations

J’ai donc trois sections : 

1. Société information
2. Etats pédagogiques
3. Information sur l’adresse

Si je change la valeur du champ disposition en demandant une disposition que j’ai nommée “test” et qui ne comporte pas les états pédagogiques, je vois l’écran suivant :

Où la section “Etats pédagogiques” a disparu.

Je fonctionne avec des sections de champs car c’est plus facile à maintenir que des champs un par un. Mais le principe reste le même avec des champs.

Le profil

Le profil permet d’attacher un ensemble d’autorisations et des dispositions à un utilisateur.

Une fois l’utilisateur connecté il ne verra donc que la ou les dispositions auxquelles il a droit.

Le WorkFlow

J’ai créé une case à cocher dans la section “Société information” nommée : Etats.

Lorsque l’utilisateur coche cette case, je souhaite que les champs dans la section “Etats pédagogiques” se remplissent des données, même si l’utilisateur a un profil ne voyant pas la section “Etats pédagogiques”.

Donc je créé un workflow qui va renseigner les trois premiers nombres de l’état pédagogiques : 

le nombre de stagiaires formés

le nombre de débutants

le nombre d’intermédiaires.

Puis je vais sur le profil Test et je coche la case état :

Dans la vidéo ci-dessous la fenêtre de droite est l’utilisateur avec le profil test.

La fenêtre de gauche est celle avec l’utilisateur Admin.

Comme on peut le voir le fait que l’utilisateur ne voit pas les champs n’impacte pas le bon fonctionnement du workflow.

Génial.

Les modèles

Lors de l’établissement d’un modèle (blueprint) je peux demander des actions sur des champs qui ne sont pas visibles par le profil.

Est ce que le modèle fonctionne ?

Je commence par créer un champ liste dans lequel je mets plusieurs valeurs afin de lui associer un modèle (blueprint).

Je crée donc le champ “calculs etats” avec les valeurs Non et Oui.

Ensuite je créé un modèle (blueprint) qui renseigne les etats pédagogiques lorsque l’utilisateur choisi Oui dans le champ “Calcul Etat”.

Champs non utilisés

Mais en tant qu’utilisateur avec le profil Test, donc celui qui ne peut pas voir les Etats pédagogiques, je lance le modèle (blueprint) en cliquant sur Oui dans la liste déclenchante et voilà le résultat :

Autrement dit, si l’utilisateur ne voit pas certains champs, aucun modèle (blueprint), c’est-à-dire automatisation de processus, ne peut modifier des champs que l’utilisateur ne voit pas.

Ce qui peut être tragique car un utilisateur peut avoir à déclencher des processus dont il ne connaît pas tous les tenants et aboutissants.

Les cas d’usage sont nombreux, par exemple :

Un conseiller immobilier a l’accord pour un rendez vous chez le notaire, cela déclenche une mise à jour de la réservation du lot dans un autre module et donc une mise à jour des stocks, stocks dont le conseiller immobilier n’a pas besoin d’être en visibilité ou du moins ne doit pas pouvoir modifier directement si en visibilité.

Champs utilisés

Maintenant au lieu de travailler avec des champs qui ne sont pas utilisés dans le profil, je vais travailler en laissant les champs dans le profil mais en changeant les autorisations champ par champ.

Lecture seule

Les modèles fonctionnent si je garde la section (et donc ses champs) en lecture seule.

Pour l’exemple je prends deux champs des “Etats pédagogiques” que je mets en lecture seule ( je garde le troisième en écriture pour vérifier que cela fonctionne.

Puis je lance la mise à jour avec le profil Test

Tout fonctionne puisque les champs des états se sont calculés.

Ne pas afficher

Maintenant j’essaie en rendant un champ (Nombre de stagiaires formés) non visible :

Donc dans ma vision en tant qu’utilisateur avec le profil Test, voici ma saisie : 

Dans le fenêtre de droite l’utilisateur avec le profil restreint ne voit pas le champ “Nombre de stagiaires formés”zoblog. et pourtant dans la fenêtre de gauche, l’utilisateur Admin voit bien que le calcul s’est fait.

Donc dans un modèle (blueprint) toutes les autorisations de visibilité sur le champ fonctionnent. Mais de rendre des champs non utilisés dans un profil empêche celui-ci de fonctionner avec un modèle(blueprint).

A vrai dire je ne vois pas bien la logique de Zoho sur cette limitation partielle. Peut être que cette limite évoluera dans le temps et sera supprimée par Zoho.