J’ai déjà écrit un article sur la liaison entre un fichier résidant sur Google Drive et un compte dans Zoho CRM :

voir : lien-piece-jointe-entre-zoho-crm-et-google-drive/ 

 

Mais il y a maintenant une extension provenant de Zoho dans la Marketplace qui malgré les commentaires négatifs qu’elle porte est bien utile.

Cette version de l’extension (la 46…) permet d’ajouter un bouton dans tous les modules  de Zoho CRM :

 Que ce soit le compte ici nommé société :

Dans le contact :

Dans l’affaire :

Mais pas dans un module personnalisé :

Le fonctionnement de cette extension est un peu particulier :

En fait cette extension va créer dans votre Google Drive à l’intérieur d’un dossier que vous désignerez, autant de dossiers que de modules : 

Par exemple si j’ai créé des fichiers dans les modules Accounts (Sociétés dans mon Zoho CRM) etPotentials (Affaires) dans la CRM, voici la vue depuis le Google Drive

Donc l’architecture dans Google Drive sera toujours figée par type de modules.

Comment choisir le dossier “Racine” ici le dossier “zoho test”. En fait, pour le paramétrage de l’extension il faut saisir le Numéro unique du dossier.

Je rappelle que le numéro unique d’un élément dans Google Drive se situe dans l’URL de cet élément : 

Donc quand je suis dans mon dossier “zoho test” :

l’URL est :

https://drive.google.com/drive/folders/1HXHr8o3iSYWzxN9ntrucsbqF0tPVRz

Le numéro unique est : 

1HXHr8o3iSYWzxN9ntrucsbqF0tPVRz

C’est ce numéro que je vais mettre dans le paramétrage de l’extension : 

Et voilà.

Ensuite lorsque je souhaite lier un fichier à un compte, une affaire,  ou un contact, il me suffit de cliquer sur le bouton Add a Google file et le fichier se rangera automatiquement dans le dossier correspondant.

Comme vous pouvez le voir dans cette copie d’écran ci-dessus je peux ensuite gérer l’arborescence à l’intérieur de ce dossier.

La même vue de ce dossier par Google Drive direct :

Donc cette extension fonctionne bien mais malgré sa version 46 elle garde encore des partis pris : 

  1. elle ne permet pas de lier des fichiers existants, ce sont forcément des nouveaux fichiers ou des copies de fichiers existants.
  2. elle ne permet pas de se rattacher à une arborescence existante dans Google Drive, tous les éléments iront forcément dans ce dossier “Racine”
  3. Si je supprime ce dossier “racine” où si j’en crée un autre (en le mettant à la place de l’autre dans le paramétrage de l’extension) les précédents fichiers et dossiers liés seront tous mis à la corbeille du Google Drive.
  4. Enfin, tout dossier créé à l’intérieur du dossier par défaut sera un raccourci vers ce dossier. Un clic dessus ouvre un nouvel onglet dans le navigateur avec le dossier Google Drive cliqué en évidence (si vous avez votre compte G Suite ouvert bien sûr).
  5. Enfin, pour les puristes du code, cette extension rajoute quantité de fonctions inaltérable (à moins de désinstaller l’extension) dans la liste des fonctions….

 

Somme toute une extension bien utile une fois que l’on a bien compris son positionnement et ses choix fonctionnels.